Settle Bene

Dans le cadre de l’aménagement de nos nouveaux locaux à Rillieux-La-Pape, nous nous sommes interrogés sur notre organisation de travail, la communication, et l’échange à l’intérieur de notre entreprise.

1er point : Les réunions

Je constate que les réunions commerciales sont peu nombreuses, longues et toujours sur le même format depuis des années.

Le modèle : 30 personnes autour d’une grande table qui écoutent l’orateur. L’instant critique dans la réunion : 14h après le déjeuner. Il n’est pas rare d’en voir un ou une piquer de la tête et la relever d’un coup, l’air hagard.

Par ailleurs, j’ai entendu l’organisateur me dire que la veille des ces réunions, il dormait très mal : toute la construction de la réunion reposant sur ses épaules.

Pour finir sur les constats, il n’y a pas un projet d’aménagement de bureaux dans lequel nous ne parlons pas de prix au m². Or notre salle de réunion n’est utilisée que 2 ou 3 fois par mois.

En conséquence, j’ai proposé de réfléchir à un nouveau mode de réunion. A la sortie du brainstorming, voilà ce que nous avons décidé :

  • Les réunions doivent être plus courtes mais plus denses
  • Plus participatives avec plus d’échanges
  • Des réunions plus fréquentes : hebdomadaires plutôt que mensuelles
  • L’espace réunion devrait être rebaptisé « espace de communication »
  • Cet espace là devrait permettre de mutualiser plus d’activités que la seule réunion ou la formation de collaborateurs

 

J’ai proposé de créer un espace de 35 m² au lieu des 80 m² qui existaient jusqu’à maintenant, et d’aménager un canapé d’angle avec dossier haut, une tablette haute avec tabourets, et des poufs.

J’ai apporté une solution nouvelle dans l’aménagement d’un espace de communication dénommé salle de réunion jusqu’ici. Bienvenue ! Prenez place et faites comme chez vous.

Settle Bene

Photo de notre salle de réunion chez Apsi

Echange informel, réunion ou pause-café : ici, chacun trouve son compte et sa forme de communication idéale. Je pense que cette pièce est désormais utilisée 3 ou 4 fois par jour.

Cerise sur le gâteau j’offre une solution confortable, agréable, économique et ergonomique à nos collaborateurs.

Confortable parce que c’est un canapé et on s’y trouve comme à la maison, le dossier haut protège des regards et des bruits gênants.

Agréable car nous pouvons choisir des tissus permettant de personnaliser cet espace et de se rapprocher des codes de la maison. Douceur, belles matières et un design flatteur contribuent au bien-être.

Economique en mutualisant un espace en zone de réunion modulable, en coin café, autorisant l’isolement d’une personne pour passer un coup de fil…, un lieu idéal pour brainstormer en équipe pour le même prix qu’une table et 20 chaises.

Ergonomique car l’utilisateur choisit sa position de travail. Assis, debout, sur un pouf…

Osez le changement et misez sur le bien être au travail comme levier de productivité !

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